Trong quá trình thành lập và vận hành doanh nghiệp, bên cạnh các vấn đề về vốn, nhân sự, kế toán và thuế, chữ ký số cũng là một công cụ quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm. Đặc biệt, khi các thủ tục hành chính và hoạt động giao dịch ngày càng được thực hiện trên môi trường điện tử, chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều công việc thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký số có giá trị pháp lý như thế nào và vì sao doanh nghiệp nên trang bị chữ ký số ngay từ khi bắt đầu hoạt động? Hãy cùng tìm Sun East Law hiểu trong bài viết dưới đây.
I. CHỮ KÝ SỐ LÀ GÌ?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp mật mã, sử dụng cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai để xác thực chủ thể ký và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử. Nói một cách dễ hiểu, nếu chữ ký viết tay được sử dụng để xác nhận một người đã ký vào văn bản giấy thì chữ ký số được sử dụng để ký và xác nhận các tài liệu, hồ sơ, thông điệp dữ liệu trên môi trường điện tử.
Chữ ký số thường được doanh nghiệp sử dụng thông qua thiết bị USB Token hoặc các giải pháp ký số từ xa. Tùy theo nhà cung cấp và phương thức sử dụng, người ký có thể thực hiện thao tác ký trực tiếp trên thiết bị hoặc xác thực việc ký thông qua hệ thống điện tử. Ví dụ, khi doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế qua mạng, người đại diện hoặc người được phân quyền có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử vào hồ sơ trước khi gửi đến cơ quan thuế. Thay vì phải in hồ sơ giấy, ký tay và trực tiếp nộp tại cơ quan có thẩm quyền trong những trường hợp có thể thực hiện trực tuyến, doanh nghiệp có thể hoàn tất thao tác ký và gửi hồ sơ ngay trên hệ thống điện tử.
Cần lưu ý rằng chữ ký số không đơn thuần là hình ảnh chữ ký được chèn vào file PDF hoặc văn bản điện tử. Một hình ảnh chữ ký thông thường không tự động có các đặc tính xác thực và bảo đảm tính toàn vẹn như chữ ký số được tạo lập theo quy định pháp luật.
II. GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA CHỮ KÝ SỐ
Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số cần được thực hiện đúng chủ thể, đúng thẩm quyền và đúng mục đích. Chẳng hạn, chữ ký số của người đại diện theo pháp luật và chữ ký số của một nhân viên được doanh nghiệp phân quyền sử dụng không mặc nhiên có cùng phạm vi thẩm quyền trong mọi giao dịch. Ngoài Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Nghị định số 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 10/4/2025, là văn bản quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy cần được tham khảo khi xem xét các vấn đề liên quan đến chữ ký số.
III. VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN CHỮ KÝ SỐ?
1. THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC THUẾ ĐIỆN TỬ
Một trong những lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp cần chữ ký số là phục vụ việc thực hiện các giao dịch thuế điện tử. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện các công việc như kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp có phát sinh nghĩa vụ kê khai, nộp thuế điện tử và các thủ tục khác theo quy định. Chữ ký số hỗ trợ doanh nghiệp ký xác nhận hồ sơ điện tử khi thực hiện các giao dịch có yêu cầu ký số trên hệ thống tương ứng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động xử lý nhiều công việc mà không cần in ấn hồ sơ giấy hoặc trực tiếp đến cơ quan thuế chỉ để nộp tài liệu.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc chuẩn bị chữ ký số và phối hợp với đơn vị kế toán để thiết lập các phương thức giao dịch điện tử phù hợp sẽ giúp quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế được thuận tiện hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc có chữ ký số và việc đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Chữ ký số chỉ là công cụ hỗ trợ thực hiện giao dịch; doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm việc kê khai, nộp thuế đúng thời hạn, đúng nội dung và đúng quy định pháp luật.
Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động kế toán và quản lý doanh thu của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hóa đơn, phương thức lập và quy định áp dụng, việc sử dụng chữ ký số có thể là một phần của quy trình lập, ký, phát hành hoặc xử lý hóa đơn điện tử. Chữ ký số giúp xác thực chủ thể ký hóa đơn và hỗ trợ bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu được ký. Điều này góp phần nâng cao tính minh bạch, thuận tiện trong quá trình lưu trữ, tra cứu và đối chiếu hóa đơn.
Trên thực tế, không nên hiểu rằng mọi hóa đơn điện tử trong mọi trường hợp đều bắt buộc phải có chữ ký số của người bán theo cùng một cách. Yêu cầu cụ thể còn phụ thuộc vào loại hóa đơn, chủ thể sử dụng, phương thức lập hóa đơn và quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ đang áp dụng. Do đó, khi triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp phù hợp và rà soát đầy đủ các yêu cầu pháp lý thay vì chỉ quan tâm đến việc mua chữ ký số.
3. THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ
Hiện nay, nhiều thủ tục hành chính dành cho doanh nghiệp đã được triển khai thông qua các hệ thống trực tuyến. Trong những thủ tục có yêu cầu ký số, chữ ký số giúp doanh nghiệp xác nhận hồ sơ và thực hiện việc gửi tài liệu điện tử theo quy trình của cơ quan tiếp nhận. Tùy từng thủ tục và hệ thống tiếp nhận, chữ ký số có thể được sử dụng trong quá trình thực hiện các giao dịch liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư, bảo hiểm xã hội và các thủ tục hành chính khác.
Việc sử dụng chữ ký số góp phần giảm bớt thao tác in ấn, ký tay, chuyển phát hồ sơ và đi lại. Đối với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh thủ tục hành chính, đây là công cụ hữu ích giúp tiết kiệm thời gian và tổ chức công việc hiệu quả hơn.
4. HỖ TRỢ KÝ KẾT VÀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
Bên cạnh các thủ tục hành chính, chữ ký số còn có thể được sử dụng trong hoạt động giao dịch thương mại, ký kết hợp đồng và xác nhận tài liệu điện tử.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên giao dịch với đối tác ở nhiều tỉnh, thành phố hoặc đối tác nước ngoài, việc ký kết bằng phương thức điện tử phù hợp có thể giúp rút ngắn thời gian luân chuyển hồ sơ, giảm chi phí in ấn và chuyển phát, đồng thời thuận tiện hơn trong việc lưu trữ tài liệu. Dù vậy, cần phân biệt giữa chữ ký số sử dụng trong các hệ thống hành chính, thuế và việc ký kết hợp đồng điện tử giữa các bên. Không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc phải ký bằng chữ ký số công cộng; hình thức ký cần được xác định căn cứ vào pháp luật điều chỉnh giao dịch, thỏa thuận của các bên và yêu cầu về hình thức của hợp đồng đó.
5. TIẾT KIỆM THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ VẬN HÀNH
Nếu trước đây doanh nghiệp phải dành thời gian in tài liệu, ký tay, đóng dấu, chuyển hồ sơ và chờ phản hồi, thì với những công việc đáp ứng điều kiện thực hiện điện tử, chữ ký số có thể giúp rút ngắn đáng kể quy trình xử lý. Lợi ích này đặc biệt rõ đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, thường xuyên nộp hồ sơ điện tử hoặc có bộ phận kế toán, nhân sự và pháp chế làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau.
Việc giảm bớt các công đoạn thủ công cũng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ tập trung, hạn chế thất lạc tài liệu và thuận tiện hơn khi cần tra cứu, đối chiếu hoặc giải trình.
IV. DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý ĐIỀU GÌ KHI SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ?
Chữ ký số mang lại nhiều lợi ích, nhưng nếu không được quản lý đúng cách, doanh nghiệp vẫn có thể đối mặt với rủi ro về bảo mật và trách nhiệm pháp lý.
Trước hết, doanh nghiệp cần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số phù hợp, kiểm tra thời hạn hiệu lực của chứng thư chữ ký số và bảo đảm dịch vụ đáp ứng các yêu cầu pháp luật áp dụng. Thứ hai, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ thiết bị, khóa bí mật, thông tin xác thực và quyền sử dụng chữ ký số. Không nên giao thiết bị hoặc thông tin xác thực cho người khác sử dụng một cách tùy tiện, đặc biệt khi chữ ký số được dùng để thực hiện các giao dịch thuế, tài chính hoặc ký tài liệu có giá trị pháp lý.
Thứ ba, việc phân quyền sử dụng chữ ký số phải được tổ chức phù hợp với cơ cấu quản lý của doanh nghiệp. Khi có thay đổi về người đại diện theo pháp luật, nhân sự phụ trách kế toán hoặc người được giao thực hiện giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần rà soát lại quyền sử dụng và các thông tin liên quan. Cuối cùng, doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ đã ký số, kết quả gửi nhận và các tài liệu xác nhận giao dịch theo quy trình quản lý hồ sơ nội bộ. Đây có thể là những thông tin cần thiết khi doanh nghiệp kiểm tra nghĩa vụ đã thực hiện, giải trình với cơ quan có thẩm quyền hoặc giải quyết tranh chấp.
V. KẾT LUẬN
Chữ ký số là công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử trong hoạt động thuế, hóa đơn, thủ tục hành chính và giao dịch thương mại. Việc sử dụng chữ ký số phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ.
Tuy nhiên, để khai thác đúng lợi ích của chữ ký số, doanh nghiệp cần hiểu rõ giá trị pháp lý, phạm vi sử dụng, yêu cầu của từng thủ tục và trách nhiệm trong quá trình quản lý, sử dụng.
Nếu doanh nghiệp đang trong giai đoạn thành lập, bắt đầu hoạt động hoặc cần rà soát các thủ tục pháp lý, thuế và giao dịch điện tử, việc tham khảo ý kiến của đơn vị tư vấn có chuyên môn sẽ giúp xác định đúng các yêu cầu cần đáp ứng, hạn chế sai sót và chủ động hơn trong quá trình vận hành.
----------------------------------------------------------
Liên hệ: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT SUN EAST
Địa chỉ: Số 7 ngõ 28/13 đường Xuân La, phường Tây Hồ, Hà Nội
Website: suneast-law.com
Hotline: 0866 978 896
Email: info.suneastlaw@gmail.com
